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メモを忘れない方法 まとめ方と整理術 仕事で役にたった経験を紹介

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少しでも早く仕事を覚えたい、情報を忘れないようにしたいという場合に、多くの人はメモを取ります。

ところが、せっかく書いたメモの内容を忘れてしまうことは多くないでしょうか?

 

そこで今回は、私が実際に仕事でメモを取って役に立つようになった経験を方法として、まとめました。

メモを取った後に忘れないための方法として書き方・まとめ方・整理術をご紹介します。
 
 
◆今回の内容◆

  • メモを忘れない方法は?
  •  

  • メモを忘れないまとめ方は?
  •  

  • メモを忘れない整理の方法は?
 

メモを忘れない方法は?

 

メモを取ったの内容を忘れるとはどういうこと?

仕事をしている中で、メモをする人としない人に分かれます。

「自分はメモを取らなくても、すべて覚えている」という人もいますが、客観的に見て、立場・経験・仕事量が同じの場合、しっかりとメモを取っている人と、メモを取らない人では圧倒的にメモを取っている人の方が、情報を忘れないです。

 

では、メモを取るのに忘れるのはどうしてなのかという疑問に当たりますが、メモをした情報を覚える、または活用する工程を踏んでいない場合が多いです。

 

という私も、失敗ばかりしていた時はそうでした。

メモは取るけど、すぐに忘れるので「メモを取る前に、ちゃんと話を聞け」とよく言われました。

ただ、その後の結果をご紹介すると、私は専門知識を教える側の立場になることができました。

 

また、「忘れる」「間違っている」「ミスをする」という点をすべて「忘れる」というように捉える人も多いです。

ここでは、「間違っている」「ミスをする」は分けて、「忘れる」という問題解決についてご紹介していきます。

 

人は忘れる生き物 完璧に覚え続けることはできない。

そもそも、人は重要な事を覚えて、不必要な事は忘れていくようにできています。

 

重要な事の条件には、

・繰り返して同じ情報を知ること。

・危機感。

・感情的情報。

などが挙げられると思います。

 

仕事の場合であれば、責任感などもありますが、危機感に分類されると私は考えています。

 

ですが、危機感と感情的情報を自分でコントロールできる人は少ないでしょう。

結果、唯一自分でコントロールするためには、繰り返して情報を確認することになります。

 

「メモを1度取った。」

「だからすべてを覚えている。」

もしそれができれば、特別な才能を持った人だと思いますが、私は今までの人生で、そういった人に出会ったことはありません。

 

自分はどういう場面で困っているのかを、分類して考える。

メモしたことを忘れるという悩みについて、もう一つ考えて欲しいことがあります。

それが、自分がどういう場面でメモの内容を思い出せず困っているのかについてです。

 

例えば、会議で全員の前に立たされて、資料なしで説明せよと言われる場合なら、緊張が原因です。

また、新入社員であれば、慣れないことで情報が混乱し、メモした内容を思い出せない人もいます。

体調不調・疲労・ストレスが負担になっている場合も、覚えにくくなります。

教える側に情報の内容に一貫性がない場合は、メモを取るだけではなく、多くの情報を集めて、状況を把握するし、確認する作業が必要になります。

自分で思い出せず困るのか、人から覚えていないことを指摘されて困るのかでも状況は変わります。

 

「メモを取るけど忘れる」と一言で言っても、さまざまなケースがあります。

 

メモを取るけど忘れるのは、あなたのせいではない。

ここまでいろいろ書きましたが、メモを取っているのに忘れてしまうことで、自分を責める人もいますが、そんなことで悩む必要はありません。

それよりも、せっかく取ったメモをより効率良く活用する方法を考えるほうが建設的です。

 

忘れないではなく、思い出す・再活用するという点を重視する。

メモを取った内容を1度で忘れない状態にまで持っていくのは困難です。

そこで私が実践している方法は、思い出す・再活用するための材料集めというようにメモを書きます。

メモは一時的にキーワードを記録するものと割り切って、ノートとは区別して使い分けるのがおススメです。

 

重要な所には色ペンで印をつけておく。

後で見直した時に、直ぐにチェックできるように、赤ペンなどで、チェックを入れておくと便利です。

シンプルな方法ですが、忘れないための効果的な方法です。

 

調べなおしが必要な箇所にも印をつける。

メモはしましたが、断片的な情報なので、もう一度後で調べ直しが必要と感じた部分も印をつけておきましょう。

調べなおすことで、聞いた情報から自分の情報へと昇華させることができ、メモの内容を忘れない方法としても効果的です。

 

技術的なことは、記録したメモを見る・見ないを繰り返して覚える。

メモの活用法として、技術的なことであれば、メモを見ながら作業を行い、次はメモを見ないようにして作業を行うという風に交互に行うと効率よく体に覚えさせることができます。

地味かもしれませんが、技術系を習得する際には非常に効果的です。

 

マニュアルのメモは、加筆を加え続け完成度を高める。

技術的なメモとは別に、マニュアルを覚えるためのメモは、まとめ直しと加筆を加え続けることがポイントです。

マニュアルは良くないという風潮が以前はありましたが、最近は再び実用性の高いマニュアルを重視されるようになってきました。

 

マニュアルを覚えるコツは、マニュアルを一つのツールとして考え、必要な時に必要なページを開き、そこに必要な情報を書き込んでおくことです。

 

私がマニュアルを作る際には、必ずパイプファイルで管理し、差し替えが可能なようにします。

そして、メモの内容を書き込める余白を用意して、メモを付箋紙に書き貼れるようにしたり、ルーズリーフにまとめ直した内容を挟めるように仕上げます。

 

マニュアルは、先にもご紹介した一貫性のない教えを統一させる目的もありますので、常に更新し続けて、気になる点は他の人と情報共有すると、より効率的になります。

 

PCやiPhone・スマホで、効率よくメモをするアプリ

紙ではなく、PCやiPhone・スマホで取る方もいらっしゃいます。

特にデスクワークでパソコンと向かい合って作業をしている方には多いのではないでしょうか。

 

メモアプリはかなりの種類を試してみましたが、現時点ではエバーノートが一番無難です。

文字だけでなく、画像や音声・PDFファイルなども保存できて、クラウドで一括管理できるので、PCとスマホの両方で使うことができます。

PC・スマホ・iPhoneの機種変更があっても、保存場所はクラウドなので、データー移動などの手間が省けます。

 

特にメモとして写真を撮ることは多いので、文字と写真を一つのページにまとめて保存できるのは役に立ちます。

 

またタグ付けやカテゴリー分けも、検索から一斉タグ付けということもできるので、整理しやすいのも魅力的ですね。

 

ただし、エバーノートは容量制限の問題や、使い方にクセがあるため、慣れが必要です。

 

付箋紙に書いて目立つ場所に貼っておく。

これも定番の方法ですが、効果が高いです。

メモの内容を付箋紙に書き、目立つところに貼っておきます。

モニターの横に貼っても大丈夫ですし、資料の余白に貼る方法もあります。

確認する回数を増やすことで、忘れ防止に繋がります。

 

メモ帳は暇な時に読み返す。

メモ帳を暇な時に流し読みするだけでも、内容を忘れない対策に繋がります。

 

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メモを忘れない方法 まとめ方は?

 

 

しっかりと覚えておきたいものはノートにまとめなおす。

忘れないためにまとめノートを作るのもオススメです。

情報を整理しなおすことができて、復習の効果もありますし、いざという時に見直ししやすいこともメリットです。

 

メモ帳をコピーして貼り、補足を書く程度でもいい。

まとめノートを作る時に注意したいのは、ノート作りに時間をかけないことです。

メモ帳の必要な部分をコピーしてノートにはり、補足を書く程度でも十分に効果があります。

 

フローでまとめる。

メモを取る時は、部分的に書くことが多いですが、まとめノートに整理する時に、長い文章を書くだけだと、疲れますし、あとから読み直した時にわかりにくくなります。

特にマニュアルや技術的なことであれば、フローチャートのように、手順を書くようにまとめるとわかりやすく、情報を整理しやすいです。

 

ポイントをまとめ、詳細は資料のページを記載に留める。

詳細までまとめノートに書き写していると、時間が掛かります。

それよりも見直した時に、どの資料に知りたいことが掛かれているかを記して置き、まとめノートにはポイントだけ書いておきましょう。

 

まとめなおしたノートはスキャンやPDF化して、スマホ・iPhoneに保存

ノートやPCにまとめ直した内容は、スマホ・iPhoneに入れていつでもチェックできるようにしておきましょう。

ここで重要なのは、メモの内容をスキャンするのではなく、まとめ直したノートを保存しておく点です。

 

まとめノートにはしていないけど、重要な内容をメモしている場合は、そちらも画像保存しておくと便利ですが、すべてのメモをPDF化して保存しても、手間が掛かるだけで、あまり役に立ちません。

 

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メモを忘れない整理の方法は?

 

 

簡単でいいので、目次を作っておく。

こちらは検索性を高めるために作ります。

目次と言っても大したものではありません。

メモの上に書いた日付を書くようにして置き、重要なページは、日付とタイトルを付けて、メモ帳の1ページ目に箇条書きする程度です。

 

分類ではなく、時系列で整理する。

私の場合は、メモ帳は1つにしています。

特に分類はせず、1ページ完結で書いていき、使い終わった後は、表紙に使用した期間の年月日を記載して整理します。

手帳やノートに比べて、メモ帳は使い捨てで一時的に書き留めるものが多いので、分類などにあまり時間を掛けていると、整理が追いつかなくなります。

 

まとめ

現代社会ではとにかく情報が溢れかえっています。

物忘れにも、さまざまな原因が考えられますが、これだけ情報が多いのであれば、メモをしても忘れるようなことはあって当然だと私は思っています。

ただ、仕事において重要なことを忘れてしまうのは、デメリットに繋がるので、「大切なことはしっかりと覚えておくコツ」は知っておいて損はありません。

 

今回ご紹介した内容は、私が実践しているやり方ですが、一番は自分に合った方法を見つけることです。

この記事が役に立ってくれれば、なによりです。

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