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仕事のノート 使い方は?まとめ方や整理術は?

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今回はノートの使い方についてお話したいと思います。

仕事でノートを使う時に、どうすれば自分にとって役立つノート作りができるか考えてしまいますよね。

そこで私がオススメする仕事で役に立つ使い方やまとめ方、そして整理術までご紹介します。
 
 
◆今回の内容◆

  • 仕事のノート 使い方は?
  •  

  • 仕事のノート まとめ方は?
  •  

  • 仕事のノート 整理術は?
 

仕事のノート 使い方は?

 
仕事でノートを使うといってもシーンは様々ですよね。まずはそれぞれの状況に合わせたノートの使い方をご紹介します。

 

全てのノートにはタイトルと期間を書く。

どのようなシーンでも共通していることは、タイトルと期間を書くことです。

特に期間は必須項目となります。№ではパッと見たときに、どの時期のノートかわかりませんので、表紙のタイトルの下には、期間を書いておきましょう。

会議でノート取る時は、時系列を忘れずに

私の考えでは仕事でノートの使い方で迷うのは会議の記録だと思っています。

会議でノートを取る場合は、時系列でまとめていくことが重要。あとでどのような流れで話が進んでいるのかということをチェックするためです。

 

会議ノートのサイズはB5が最適

ノートの種類は、キャンパスや大学ノートのような背張りタイプです。これはあとで整理しやすくすることが理由。

サイズはB5が適正でしょう。大きく書きたいと思っても、A4サイズ場所を取り使いづらさを感じます。

 

方眼紙よりも罫線タイプの方が書きやすい。

好みは分かれますが、会議内容の記録ということであれば、方眼紙ノートよりも罫線タイプのほうがまとめやすいです。

 

会議ノートは必ず不明点をチェックしておく。

会議ノートでは、ひとつ大切なコツがあります。それは不明点をチェックしておくことです。私は付箋紙を貼りますが、星印をつけたりするなどチェックの方法はやりやすいやり方でいいでしょう。

会議中にわからないことがあったとしても、その場で周りの人達のペースを考えずに、何でもかんでも聞く行為はマナーとしてよくありません。

わからない点や、聞き逃した点などの不明点は後から自分で調べたり、同僚たちから聞いてみましょう。

 

会議ノートは最後にまとめを書いておく。

そしてこれも大切なことです。会議ノートを書き終わった後は、内容を箇条書きしてまとめておきましょう。これは見やすいためという理由だけでなく、自分の頭の中を整理する目的もあります。

 

情報整理ならカテゴリー分けしておく。

情報整理のためにノートを使うことも多いですよね。この時に重要になるのはカテゴリー分けです。

たとえば学生時代の受験勉強であれば化学や英語などカテゴリーがはっきりと分かれていますが、仕事においてはカテゴリーが入り乱れています。

そのため、「あとでカテゴリー分けで整理する必要がある」ことを考えておきましょう。

そしてある程度の経験を積んだ後は、カテゴリーごとにノートを整理しなおします。

 

ノートの種類はルーズリーフ

ルーズリーフの最大の特徴は、ページをバラバラにして、あとで整理をすることができることです。

また、ルーズリーフで整理整頓することを前提で考えるなら、右側のページだけに文字を書き、左側は空けておきましょう。

 

サイズは基本B5。内容によってはA4もあり

普通に勉強をするのであれば、B5で十分でしょう。ですが、情報収集のジャンルによっては写真や雑誌・新聞を切り出して貼ることもあります。

その場合はA4サイズもありですが、私はあまりお勧めしません。その理由はあとで整理する時に、キレイに収まりにくいことです。

A4サイズの場合は、B5では収まらない内容なのかどうかを考えてから選択しましょう。

 

目次を書き、ノートの検索性を高めておく。

情報収集でノートを使う時の書き方で、重要なポイントに目次を書くという点が挙げられます。

最初は大したことはなくても、2~3年になればその情報は膨大になります。

私は目次をスマホのメモアプリに記録して、欲しい情報を検索して、どのページに書いてあるかわかるようにしています。
 

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仕事のノート まとめ方は?

 

次は仕事のノートのまとめ方についてご紹介します。

ノートに記録を残した後、そこからさらにわかりやすいようにまとめる方も多いと思います。

ここでも仕事ならではのまとめ方のコツがあるのでご紹介します。

 

第一優先は時間

ノートをまとめ始めたことは、まだ気持ちも乗っているので苦にはなりませんが、それが5年10年と続くとノートのまとめが負担になります。

受験勉強はまとめノートを作ることそのものが復習の役割を持っていますが、仕事の場合は、思い出したい時にいかに効率よく思い出すかという目的で作ります。

同時に仕事は経験を積むほど仕事量は増えていくため、時間の浪費は可能な限りなくしていきたいところです。

 

まとめノートに書くのは、時期・要点・引用元

有名なアインシュタインは、自分の家の電話番号は電話帳を見ればわかるので覚えようとしなかったという話があります。

本当かどうかは今となっては怪しいですや、理屈はこの話と同じです。

詳しく調べたいなら、昔のノートを引っ張りだしてくればいいだけです。まとめノートの役割は、効率よく必要な情報を把握することであって、誰が見ても感心するようなキレイなノートを書くことではありません。

 

主に書くべきことは、主となるテーマの時期と要点、そしてその情報の引用元をまとめノートへ書いておきましょう。

引用元が自分のノートの場合は、ノートのタイトルと引用元を書いたときの日付を書いておきましょう。

 

要点はシンプルに書く。

仕事のまとめノートなので、いろいろ書かないと後で思い出せないということを考えがちですが、そこまで心配になって書く必要はありません。

B5ノートサイズであれば、1~2行で収まる範囲で要点を書いていきましょう。

 

追記できる余白は空けておく。

まとめノートであっても、あとで追記がしたくなる時があるので、ページの左側4~5cmは空白にしておきましょう。

私は線を引いて、追記欄として使っています。
 

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仕事のノート 整理術は?

 
仕事で使ったノートは捨てるに捨てることができません。そんな時、どうやって整理すればいいのかと考えると思います。

次は私が実践している使ったノートの整理術をご紹介します。

短期間・中期間・長期間で分ける。

使い終わったノートでも、時間が経つにつれ必要性は薄れていきます。

そこで私は短期=3カ月・中期=1年・長期=2~3年に分けて管理しています。

 

短期間のノート整理術

使い終わったノートでも3カ月(短期)は、自宅の仕事部屋の本棚に並べています。

その中でも一番新しいノートは約一か月間は新しいノートと一緒に持ち歩きます。

 

中期間のノート整理術

そして、3カ月を過ぎたノートは、スキャナーでデータ化した後、中期保管用のボックスに入れます。ボックスはなんでも構いませんが、私はホームセンターで購入したコンテナを使用しています。机の一番大きな引き出しが空いているなら、そこでも大丈夫です。

 

データ化した内容は、タブレット端末で見ることができるようにしておきます。いざという時の保険のような気持ちで使っていますが、案外に役立ちます。

 

そして、1年を過ぎた後のノートは、屋根裏の物置に保管していきます。

 

長期のノート整理術

さらに内容によって期間は変わりますが、2~3年寝かして、掘り起こしてまで探すことがなかったノートは処分します。万が一必要だとしてもデータで残っているという理由もあります。

もしノートをデータ化しないのであれば、そのまま保管しておいてもいいでしょう。

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