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資料のデータ化は厳選する。

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【この記事のポイント】
 
・資料のデータ化はとても役に立つ。
・スキャンに時間が掛かるので、厳選したものをデータ化する。
・厳選するときは時間を置いて寝かせるといいものが見えてくる。

 
 
 

【解説】
資料のデータ化し、無駄な紙を溜め込まないというという整理整頓術が雑誌などでも紹介されています。
この方法をいち早く取り入れていた私はいろいろと弱点があることにも気づき、今は厳選したものだけに留めています。
 

それではここで資料のデータ化によるメリット、弱点、厳選のポイントをご紹介したいと思います。
メリットは何より大量の資料をコンパクトに持ち運ぶことができる事です。
これには非常に助けられました。
この資料のデータ化を使いこなせていなければ、今のような実績を上げることはできなかったと思います。
 

特にクライアント様と打ち合わせをしている時はさまざまな課題が出てきます。
思いもよらないような質問があれやこれやと・・・
そんな時に専門的な資料や事前にまとめておいたレポートを一緒に見ながら話をするとクライアント様の理解も得られやすいのです。
 

もう一つのメリットは、クライアント様へインパクトを与えることができる事です。
 

さすがに以前ほどのリアクションはありませんが、パソコンやタブレット端末でサッと情報をお見せすると、驚きと興味を引くことができます。
 

これだけですと良いこと尽くしに見えますが、残念ながら弱点もあります。
 
まず資料を取り込む際にかかる作業時間です。
 

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仕事の内容にもよりますが、私の場合であれば一か月に50ページ分、多いときは数百ページの資料が集まります。
最初は真面目にすべてスキャンして最強のデバイス作りを目指していた頃がありました。
それでも何度も続けていると辛くなります。
 

というのも資料の大きさはマチマチですので、大きさごとにスキャンを行った後もう一度整理し直すという手間が掛かります。
スキャンミスがないかどうかのチェックも必要ですし、スキャンの間資料を読んでいる暇もないので内容によってはざっと読んで覚えておいた方がよかったということもあります。
 

それでも資料をデータ化して持ち歩くメリットは未だ顕在。
活用していく価値があります。
 

そこでこの方法を効率よくスピーディーに行う方法をご紹介します。
タイトル通りですが、厳選します。
 

そしてここでご紹介するのは厳選の方法です。
 

以前の記事でも書いたクリアーファイルの整理術を応用します。
 

以前は優先順位にでクリアーファイルを分別していましたが、そこに追加で「スキャン用」というファイルを用意します。
 

そしてスキャンしたいものはそのクリアーファイルに保管し、一か月程寝かせ、もう一度冷静に考えてデータ化しておく必要のあるものだけを厳選してスキャンします。
 

そしてスキャンした資料はすぐには捨てずに最低1年間は保管しておきます。
そして捨てるときにざっと見て、「やっぱりこれは必要だ」というものをピックアップしてスキャンして捨てます。
 

何度も整理の仕方を変えながら今に至りますが、このスタイルが一番無駄が少ないですね。

 

 

それでは!

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