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【収納術】クリアファイルの保管方法

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【この記事のポイント】
 
・クリアファイルをうまく使い書類整理する。
・直ぐ使う・近いうちに使う・とりあえず保管の3つで管理。
・期間を区切って保管する。

 
 
【解説】
 
書類の整理整頓術で悩む方も多いと思います。
その中の最たるものは
どこに整理したか忘れてしまったというものではないでしょうか。
今日はそういったことを防ぐ方法を1つご紹介させて頂きます。
 
あなたは普段クリアーファイルを使うことはありますか。
プリント1枚をスッと入れてキレイに保管しておくことができます。
私はこのクリアーファイルを3つのタイプに分けて使用しています。
 
タイプ1
すぐに使う用
 
タイプ2
近いうちに使う用
 
タイプ3
いつ使うかわからないけどとりあえず保管しておく用

 
タイプ1のすぐに使う用は重要な書類のことです。
これを他と分けて身近なところに保管しておくことはあえて説明する必要はありませんよね。
 
タイプ2の近いうちに使う用は、すぐに使うと混同されそうですがここを明確に分けておくと書類をなくすことがぐっと減ります。
書類がどこに行ったか分からないという状況は、考え方を変えると書類が必要なタイミングの状況ということです。
タイプ1のようにすぐに使うのであれば覚えていますが、必要なタイミングまで間が空いてしまいますとうっかりしてしまいます。
そこで近いうちに使うとわかっているならそれ専用のクリアファイルを用意して保管しておきます。
そうすることで、「どこにいったかな?」と考えたときに
「まずはタイプ2のファイルから探してみよう」となり書類をなくすという問題を防いでくれます。
 
そしてタイプ3、とりあえず保管用です。
意外なことかもしれませんが、私はこのとりあえず保管用を用意するようになってから書類整理が非常に楽になりました。
というのもですね、考える必要が少なくなったからです。
 
失敗してしまうパターンとして、とにかく完璧に整理していこうとしがちですが、それを続けていると時間がなくなります。
ですので必要であろうとなかろうと使用する期日が決まっていないのであればこのフォルダに考えずに入れていきます。
そして一定期間が過ぎたときに軽く見まわしてみると役に立つものであれば整理し直せばいいのです。
 
もう一つポイントがあります。
このタイプ3ですが1週間や1ヶ月単位でいいので時系列にまとめておくことです。
付箋などで6月分という風に書いたりしています。
そうすると6月のイメージと書類のイメージがリンクして、いざ探そうとしたときに直感が働きやすくなります。
 
では今日はここまで。
 
 
それでは!

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