ジブン手帳の使い方 仕事で使うなら?マンスリーは?管理術&批評

今回は、コクヨのジブン手帳を仕事で活用するために、役に立つ使い方についてご紹介したいと思います。

手帳のシリーズの中でも、ロングセラー商品のジブン手帳ですが、機能性が凝縮されている反面、ウィークリーやマンスリースケジュールを使いこなせない方もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこで今回は、私のジブン手帳の使い方をご紹介したいと思います。


◆今回の内容◆

  • ジブン手帳の使い方 仕事で使うなら?
  • ジブン手帳の使い方 仕事でマンスリースケジュールはどう使う?
  • ジブンて緒の使い方 仕事で使った時の批評は?

ジブン手帳の使い方 仕事で使うなら?


まずはメインのウィークリースケジュールから紹介致します。

集中力の管理に使用。

私はジブン手帳のウィークリースケジュールは、ライフログ用に使用しています。正確には仕事の集中力の状況を管理するためというべきでしょうか。

複雑な予定管理には向かない。

今年に入り、私の仕事は5~6本のプロジェクトを同時進行するようなスタイルになったため、より細かなスケジュール管理が必要になり、予定のタイムスケジュールは、別のガンチャートをシステム手帳に付けて管理しています。

どうしてもジブン手帳のウィークリースケジュールは書き込めるスペースが少ないため、複雑な予定管理には向かないように思います。

実際の例

こちらは、解説のためにざっくりと書いたものです。字の綺麗さには自信がないため、そこは目を瞑ってください。(泣)

それではつぎに、この例の内容についての説明をご紹介します。

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私のジブン手帳の例 内容は?

◆青色(仕事の時間)

集中している時は斜線で埋めて、集中できない時間は空白にしています。

青枠ないの赤斜線は無駄にしてしまった時間です。(※無駄な時間を見える化しておく。)

◆黒色(私用の時間)

食事や風呂、朝の身支度から生活用品の買い出しなどをまとめて私用の時間に割り当てています。

私が手帳で管理する目的は、仕事の効率化なので、生活に関することは優先順位が低いため、黒色の矢印線で消費した時間だけを記録として残しています。

◆赤色(遊びの時間)

子供と遊んだり、TVを見たりする時間です。なんだかんだで家族の時間も必要なので遊びの時間は大切にしています。

ただちゃんと管理しておかないと、いつまでも遊んでしまったり、子供と一緒に寝てしまうので注意はしています。

◆緑色(睡眠の時間)

緑色で睡眠時間を記録しています。
斜線を引いている部分は熟睡している時間。そして布団には入っているけど、寝ていない時は空白にしています。

1日の睡眠時間は1番上の欄に数字で書いています。この例で言えば、「7」と書いていますので7時間睡眠を取ったことになります。

◆右側の空白

このやり方で行うと、右側に空白ができます。そこには1日の最後に簡単な自己評価を書き込んでいます。

下の欄には何を書き込む?

ジブン手帳のウィークリースケジュールの下の方には、空白の欄があります。
ここは多くの方が、何を書けばいいのかと悩むところだと思います。

私の場合は、顔のマークが描かれているすぐ上を横線で線引きしてかた使用します。

ウィークリースケジュール下の空白エリアに、1日の成果を書く。

24時のすぐ下の空白エリアは、その日に達成した1日の成果を書き込みます。例えば新規の案件を受注したとか、勉強であれば、試験問題・問1を完全に理解したとかです。

顔マークの欄はトレーニングの記録

顔のマークが掛かれた欄には、トレーニングしたかどうかを記載しています。基本メニューを事前に用意し、もし足りない場合は、(-スクワット30回)と書いたりします。

基本のトレーニングメニューは、毎週一番左側に記載していきます。これが3カ月後などになると、自分の体の変化をチェックするいい目安になるのでオススメです。

太陽マークの欄には、体調と仕事時間を書く。

太陽マークのある3段には、1段目に午前中の体調・2段目には午後の体調・3段目は本日の仕事時間(集中している時間)の合計を書いていきます。

特に体調は、午前中と午後で違うので、わけて記録を残すようにしています。

そして、その日を振り返ってしっかりと集中できていたかどうかを3段階で評価し、それを顔マークで表しています。


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ジブン手帳の使い方 仕事でマンスリースケジュールはどう使う?


ジブン手帳はウィークリースケジュールを重視されがちですが、マンスリースケジュールの使い方はどうなのでしょうか?

ここで私の使い方をご紹介します。

マンスリースケジュール(月間スケジュール)は下の画像のようになっています。

マンスリースケジュールは大雑把な予定を書く。

私の場合、細かなスケジュールは別の手帳に書き込んでいるため、マンスリースケジュールには、大雑把な予定を赤文字で書き込んでいます。(※予定は下の段から書き込んでいきます。)

同時にウィークリースケジュールに書き込んでいた集中力の評価を、こちらの顔マークにも写し、月間を通して自分の調子がどう変化しているかをチェックしています。

またその日にあった大きな変化や行動、もしくは、来年の自分に伝えたいことを2~3フレーズでマンスリスケジュールに写しています。

これは来年になって読み直すと、予定を調整する時に役立ちます。

ジブンて緒の使い方 仕事で使った時の批評は?


ジブン手帳を使ってみて感じているのは、自己管理に特化している点ですね。

特に深夜の時間帯がタイムラインに入っているので、睡眠時間の管理はとても助かっています。

そして、「何のために手帳を使うか?」という目的がはっきりするほど、自分に合った書き方が見つかりやすいのがジブン手帳の魅力の一つと思います。

あえて難点を挙げるなら、ウィークリースケジュールの書きこみスペースが少ないため、仕事の予定を書き込むとなると、大変になります。

ですが、時間の管理を重視するのであれば、営業職であればアポの時間と移動時間を記録しておくのにちょうどいいです。これは以前に私が使っていた方法なので、また機会があれば、営業が使う方法についてもご紹介します。

ジブン手帳を使いこなす最大の特徴

最後に、ジブン手帳のような機能性手帳を使いこなす最大のコツをご紹介します。
それは以下の3つです。

1、細かいことは気にしない!

2、自分がいいと思った方法が
  一番いい方法!

3、やり方はいくらでも変えていい!
  むしろ変えていくべき!

まとめ

1、
ウィークリースケジュールを仕事の集中力を管理するライフログとして使用する。

2、
マンスリースケジュールには大雑把な予定と、来年の自分に役立つ情報を記載しておく。

3、
手帳を使う目的が明確になると、より自分好みの使い方を見つけやすいのがジブン手帳の特徴。

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