目標設定の方法 仕事を効率化 営業は?事務は?

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今回のライフハックPROでは
仕事で使える
目標設定の方法を
ご紹介致します。

仕事を行う上で
目標設定を
明確にしておくことは
形式上だけでなく
無駄な情報を排除し
優先順位を付けて
効率よく仕事を回していくことができます。

今回は基本的なポイントだけでなく
営業や事務作業でも使える方法を
ご紹介します。



◆今回の内容◆

  • 目標設定の方法で仕事を効率化するには?
  • 目標設定の方法 営業で結果に繋げるには?
  • 目標設定の方法 事務作業にも効果的。

目標設定の方法で仕事を効率化するには?

基本の流れ

まずは基本的な目標設定の流れから
ご紹介します。

テーマ
 ↓
問題点の整理
 ↓
解決方法
 ↓
目標設定
 ↓
結果の分析と修正

ここで言うというのは、
これからする仕事内容についてです。

もちろん、「テーマは仕事」では
幅が広すぎて手の付けようがありません。

具体的に
「営業成績を2倍上げるには?」
「デザインを1カ月以内に仕上げるには?」
などが該当します。

テーマの段階では
まだ詳しい所まで考えなくて良いでしょう。
必要なことは
「私は何かを解決したいのか?」
という目標設定へ向けた
道しるべとして
テーマを授けていると考えましょう。

テーマを設定した後は、
問題点を整理しましょう。

この時にしっかりと問題点を
把握しておくことが
非常に大切です。

もし、目標設定がうまくいかなかった場合は
問題点の把握に見落としがあるということと
考えましょう。

そして問題点に対して
解決策を考え、
その解決策を遂行するための
プランを考えます。

ここで考えるプランが
目標設定となります。

数値化しよう。

目標設定で大切なことは数値化です。

頑張ろうは目標ではなく
ただの意気込みです。

具体的に数値化して
自分の行動を客観視できるようにすることが
何よりも大切なのです。

期日を授けよう。

目標設定には
数値化と同じく重要なことがあります。

それが期日の設定。

いつまでに何をするのかということを
明確にしておくことは
自分にとってのノルマとなり
行動を計画的にコントロールすることが
できます。

反省と修正を必ず行う。

目標設定を進めるうえで
私が薦めていることは
目標設定の反省と修正です。

一度決めた目標設定を
一定期間こなした後
その結果を分析して
反省点と修正を加えて
新たに目標設定を行うというものです。

特に会社レベルでの目標設定では
一度決めると
1年2年と同じ目標設定を掲げ続け
結果的に何がしたかったのかが
わからなくなるケースが多いように
見受けられます。

推奨する結果分析のタイミングは一週間。
長くても一カ月単位で
分析と修正をし、
目標設定を更新していきましょう。

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目標設定の方法 営業で結果に繋げるには?

売上目標だけでは効果は出ない。

営業の仕事で目標設定を行う場合、
よく見かけるのが
「1カ月100万円売上達成!」
というような内容です。

これは、どちらかというと
目標設定というよりも理想です。

こうなったらいいな・・・という
願望ですね。

今回ご紹介したサイクルで見るなら
テーマに分類されます。

行動を目標にする。

では、1カ月100万円の目標設定は
どういったものになるかというと、

「新規顧客1日10件訪問」
「カタログ送付100件」
など

具体的な行動を数値化させて
目標設定していきます。

ここで、
営業で結果の出る行動なんてわからない
という人もいるでしょう。

それは、問題点が明確になっていない
ということに他なりません。

つまり、
「1カ月売上100万円 売上達成」
をテーマにした場合、
問題点は、
「結果の上がる営業方法がわからない」
となります。

そうなれば
目標設定が変わります。

解決策のメインは
効果の上がる営業方法の確立となり、
目標設定は、

〇月〇日までに、
営業関連の本を10冊読み、傾向を分析し、10パターンの営業方法をまとめる。

5人の経験者に教えを請い、1枚のレポートにまとめる。

とりあえず試してみて相手の様子を分析する。
テスト対象10人に提案し、
反応をそれぞれ1枚のレポートにまとめ、
傾向と分析を別の1枚のレポートにまとめる。

といった具合でしょう。

できない事を把握する。

そして目標設定というものは
所詮は机上で考えたことです。
実際になんでもかんでも
うまくいくわけではありません。

できないのであれば
それは仕方がない事です。

大切なことは
できない要素は何なのか?
ということを
明確に理解することです。

確かに無理をして
ごく稀にうまくいく場合もありますが
そんなことを続けても
しっぺ返しを食らうのは自分です。

できないこと、どうしようもない事には
手をださない。

これは結果の出る目標設定を
行う上で
非常に大切な要素です。

瞬間的に爆発的な集中力を発揮するタイミングを計る。

営業で目標設定を行う上で
私が特に効果のあった方法を
ご紹介します。

それは優先順位を付けて
より重要なタイミングで
集中力を発揮しようと
心構えをしておくことです。

目標設定と言っても
それぞれの項目によって
重要度は違います。

全部大切だから
ずっと集中するというのは
体が持ちません。

目標設定した中から
特にコレをするときは
爆発的な集中力で臨もうと
決めておきましょう。

目標設定シートで
その項目は赤丸を付けてみるのも
いいでしょう。

そして、
爆発的な集中力を発揮できるように
ライフスタイルを調整します。

特に営業職は
大事なタイミングで
どれだけ圧倒的な集中力を発揮できるかが
勝負の分け目と考えていいでしょう。

自分ならできるという意識を持ち続ける。

もう一つはモチベーションのコントロールも
大切な要素です。

現実はどうなのかということは抜きにして
自分ならできるという意識を
しっかりと持ちましょう。

自己暗示といえば
陳腐に思えますが、
その効果は多くの営業マンが
実感しているはずです。

同時に、自分のモチベーションを
崩してくる人とは
距離を取るようにするのも
大切なことです。



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目標設定の方法 事務作業にも効果的。


事務作業でも目標設定は
非常に有効です。

事務作業と言っても
その内容は多岐に渡ります。

どちらかと言えば
効率のいいタスク管理という面で
目標設定は重要でしょう。

ミスを減らすなら、成功した数をカウントする。

事務作業の場合、
ミスを減らすことが
求められるケースが多いです。

この時によくされるのが
ミスのカウントですが、
これははっきり言って
マイナス効果です。

それよりも
成功事例をカウントして行った方が
効果は高いです。

さらに成功事例を分析し
ミスが少ない成功パターンを
作り上げるのも
事務作業の目標設定に有効でしょう。

事務作業量が多い時は、細かく目標設定する。

作業量が多い時は、
細かく目標を設定して
着実に進めていく方法がオススメです。

わかりやすいという点もありますが
それ以上にモチベーションを
維持しやすいという効果が
強いです。

タイムスケジュールで管理する。

事務作業の場合は特に
タイムスケジュールでの管理が
大切になります。

一つの作業量で
どのくらいの時間がかかるのかを
イメージできるようになると、
1日でどのくらいの作業量をこなせるか?
何時までに終わるのか?
といったことが
分かるようになります。

いつでもチェックできる方法で。

目標設定シートは
B5~A4用紙のフォーマットに
記載する人が多いですが
事務作業となると
細かな目標設定を数多くこなすケースが
多くなります。

そうなると
いちいち目標設定シートを出して
チェックを繰り返すのが
面倒になります。

私は小さなメモ帳に目標設定を記載し
クリップでいつでも見える場所に
止めています。

チェックする時や
移動する時は
サッと持ち運びもできるので
大変便利です。

事務作業の目標設定で反省文は意味がない。

営業と同じように
結果の分析は必要ですが、
事務作業で反省文を書くことは
あまり意味がありません。

より効率よく事務作業をこなすには
具体的な作業内容と結果の数値化です。

今日は失敗した。明日は頑張る・・・
という気持ちで
作業内容は改善はしません。

それよりも
改めて問題点を整理し直して
新しい目標設定に更新した方が
効果が期待できます。

冷静タイプ?ハイテンションタイプ?自分の性格を見極めよう。

事務作業は冷静に淡々とこなすことが
ベストだと思われがちですが
それは違います。

事務作業でも
人によって集中できるスタイルは
様々です。

大音量の音楽を聞く方がいい人、
人と話しながらの方がいい人、
静かに音もしない場所の方がいい人、
などなど・・・

それは日によっても変わりますので
毎日、自分の状態に合わせて
集中できるベースを
作り上げていきましょう。

事務作業だからこそ、体調管理は大切に。

特に事務作業で目標設定を行うと
過剰負荷を掛ける傾向があります。

肉体的な負荷がない分、
精神力で乗り切れると
思ってしまうのでしょう。

ですが
事務作業の内容はさまざまですが
どの仕事でも
強いストレスが掛かります。

そして精神力は無限ではありません。

適切な休憩は必ず必要です。

事務作業の目標設定だからこそ
無理のないプランを作るようにしましょう。


まとめ

1、基本的な流れ

テーマ
 ↓
問題点の整理
 ↓
解決方法
 ↓
目標設定
 ↓
結果の分析と修正


2、
数値化・期日の設定


3、
結果の分析と修正を忘れずに。


4、
営業の場合は、
行動を数値化して目標設定を作る。

5、
事務の場合は、
目標設定を細かく分類して
タイムスケジュールで管理する。

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