書類データ化の方法 効率よく大量の紙を整理・管理する

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書類が溜まってしまうと
必要な物がどこにあるのか
分からなくなります。

何より大量の紙が
机の引き出しをいっぱいにしてしまい
整理ができなくなってしまいます。


そこで今回は
書類のデータ化について
記事を紹介致します。


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書類のデータ化の方法 スキャンする物を厳選する。

書類のデータ化を始める前に
まず何を取り込むかを
厳選するところから
始めましょう。

というのも
書類のデータ化する方法は
出来上がった後は
大変便利ですが、
それまでの工程は
なかなか面倒です。

しかもそれなりに時間が掛かります。


そこで先に取り込むものを厳選し
必要なものだけに
絞り込むことが大切です。


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書類のデータ化の方法 ドキュメントスキャナーで連続スキャン

ではいよいよ
書類をデータ化していきます。

作業の流れは次の通りです。


◆1、書類を1ページずつにする。

ホッチキス等は必ず外して、
冊子になっている場合は
カッターなどで切り
1枚ずつにしてください。

この時、クリップやホッチキスが
残っていると
スキャナーが壊れる原因になるので
注意が必要です。



◆2、書類の大きさをまとめる。

会社の書類であれば
A4サイズが多いと思いますが
中にはB5サイズが混じっていたり
A6サイズがクリップで止めてあったりと
意外とサイズはバラバラです。

スキャナーは同じサイズでしか
連続スキャンはできませんので
一度大きさを揃えてまとめておきます。



◆3、ドキュメントスキャナーを使用。

書類をセットして
スタートを押せば簡単・・・

という訳にはいかないのです。


経験者の方はご存知だと思いますが
とにかくよく詰まります。

そして詰まった時
紙をセットし直して
スキャンをどうやって再スタートするかを
洗濯する必要があります。



◆4、PDFにし、編集。

スキャンしたデータは
アプリにもよりますが
大抵はJPEGか、PDFの
どちらかを選ぶことができます。


書類の時は必ずPDFにしましょう。

できるだけ圧縮を掛けてください。

画像が問題なく見れるレベルが理想です。

キレイさは犠牲にするくらいの
気持ちで行いましょう。

これは後でタブレット端末に入れたとき
スムーズに閲覧できるからです。

そしてページの並び替えや
変な方向へ向いたページの方向調整をし
書類をまとめます。


◆5、タブレット端末にデータを入れる。


最後にタブレット端末にデータを入れます。
この時おすすめするタブレットは
iPadです。

いくつかの端末を試しましたが
やはり一番スムーズなのは
iPadでした。


書類のデータ化の方法 iPadに入れアプリで管理

iPadを使う時おススメのアプリは

「Book+」です。


閲覧するスピードが速く
管理もシンプルでやりやすいのが
特徴です。


データ管理アプリで有名なのは
GoodReaderですが、
こちらは使い方にコツが必要で
しかも説明が英語ということで
直感的に操作するには
向いていません。


まとめ

・スキャンするものは厳選しよう。

・スキャニングは結構めんどくさい。

・アプリは Book+ がおすすめ。


資料のデータ化は厳選する。
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