システム手帳の基本の使い方 入れてほしい中身と活用方法

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どんな手帳を使うか、それはその人の好みです。
そんな手帳の中でも自分好みにカスタマイズして、より活用範囲を広げることができるのがシステム手帳です。

私はA5のシステム手帳がベースに使用ていますが、サイズも人によってさまざまでしょう。

今回はシステム手帳を使い始めたけど今一つ使いこなせないという方に、基本となる使い方や中身に入れてほしいリフィルなどをご紹介致します。



◆今回の内容◆

  • システム手帳 基本の使い方
  • システム手帳に入れてほしい中身
  • システム手帳 付箋紙の活用方法


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システム手帳 基本の使い方

基本のリフィルは、スケジュール張とメモ・ノート

システム手帳にはリフィルというものがあります。

これは取り外しできる用紙やパーツのことです。

いろいろなものが発売されていますが、メインとなって使うものは
スケジュール帳メモ・ノートです。

この2つがベースとなり他のリフィルを追加していくという風に考えるとイメージがしやすいでしょう。

システム手帳にノートリフィルを追加する理由は、スピード・表現力・自己ブランディング


今までシステム手帳を使ってこなかった人は、どうしてスマホやメモ帳ではダメなのか?と思われるかもしれません。

これには理由があります。


実際に使い分けている私も実感していますが、例えば仕事で企画の内容をまとめるときは、スマホなどに打ち込むよりも、紙に書いて考えた方がアイデアがまとまりやすいのです。

また、記入するときのスピードが段違いで手帳に書いた方が速いのです。

もう一つは微妙なニュアンスを文字の大きさ・色・筆圧で表すことができます。


一つ一つは大したことではありませんが、ビジネスをするうえで少しでも効率よく情報整理をしたいときは非常に便利になるのです。


もう一つは自分のブランディングに役立つということです。

特にA5サイズのシステム手帳は便利ではありますが、若干大きめです。
そのため邪魔と考える方も多いでしょう。

私がA5サイズを使う理由の一つにクライアントとの打ち合わせで、しっかりと仕事に向き合っているという印象を与えるアイテムとして使っています。

私と同じ目的で使用している人も少なくはないと思います。

これは実際に使うと他の人からの印象が変わるのは肌で感じるでしょう。

そのためにも、自分のモチベーションアップの為にもシステム手帳の質感にはこだわりたいですね。



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システム手帳に入れてほしい中身

定番リフィル一覧

中身に入れて欲しいリフィルは以下の通りです。

・週間スケジュール or タイムスケジュール(1日スケジュール)

・ノート

・付箋紙

・定規

・しおり



年間・月間スケジュールはスマホで管理がオススメ。

年間スケジュールや月間スケジュールはスマホで管理した方が速いです。

効率のいい仕事の基本は便利な方を使うこと。

システム手帳を持つとすべてをこの一冊にと考えがちですが、今は昔と違ってスマホがあります。

アドレス管理を手帳でしている人はほとんどいないでしょう。


スケジュールも年間スケジュールや月間スケジュールは一覧性が高い方が便利なのでスマホの方が向いているのです。

週間・タイムスケジュールはシステム手帳で管理

週間スケジュール・タイムスケジュール(1日スケジュール)にも、もちろん予定を書くわけなのですが、年間・月間スケジュールとは役割が違います。


週間スケジュールと、タイムスケジュールのどちらにするかは、使う人の仕事によります。

1日にさまざまな内容の仕事があったり、アポが何件も入っている人はタイムスケジュール(1日スケジュール)。

1日にやる事は大体決まっている人は週間スケジュールです。

週間・タイムスケジュールはTODOリストとしても使う。

そして、重要なことが、単に予定を書き込むのではなく、週間・タイムスケジュールはTODOリストとして使用します。

TODOリストは「やらないといけない作業」のリストのことなのですが、これをタイムスケジュールに書き込んでおくと自分の時間管理をイメージとして捉えることができるので書かない時よりも作業効率がアップします。

そのスケジュールが完了したら、斜め線を引くなどしてスケジュール完了の印をします。

これらのことは前にも記事に書いたことがあるので参考にしてください。
システム手帳スマホ連携術 タイムスケジュールのメリット【重要】

週間スケジュールも、タイムスケジュールも、リフィルによって違いはあるかもしれませんが、大抵のものは右側がノートスペースになっています。

そこはノートとして使うのではなく、スケジュールの内容・重要点・注意点を書いておきます。

そこをノート代わりに使ってしまうと、あとで情報を整理するときに困ることになります。


付箋紙リフィルは活用の幅が広いので便利


そしてもう一つ重要なものが付箋紙です。

付箋紙の活用テクニックも山のようにあります。

リフィルには付箋紙専用のものも発売されていますし、一部のメーカーからオリジナルのシステム手帳用の付箋紙セットを販売しているところもあります。

定規・しおりは好みでカスタマイズ。既製品にこだわらないのがコツ。


最後に定規・しおりですが、この2つが一つになっているものが発売されていますので、それを使うと整理が楽ですね。

また、しおりを紐でしたいときは手芸店などにいくと薄くて感じのいい質感の紐が売っています。

それを最後のページ後ろ、リングの上から2つの所に結びます。

そうすることで良く背表紙のついたノートのような紐をしおりとして使うことができます。


私は定規型しおりのリフィルと、紐のしおりを両方使い分けて使用しています。

特にタイムスケジュールは紐のしおりを使うと素早く開くことができます。

ノート部分はしおりのリフィルを使いますが、私は右側にしか文字を書きませんのでしおりリフィルは左側に移動させるだけでいいので邪魔になりません。


システム手帳の一歩進んだ付箋紙の活用方法

先ほど書いた通り、付箋紙には山のように活用があります。

今日はその中の一つをご紹介したいと思います。


覚えておきたい事を付箋紙に書いて、タイムスケジュールの一番上の方に貼っておきます。

次の日になればその付箋紙をまた次のページの上に貼ります。

これを何回も繰り返すと覚えたいことを、ストレスなく覚えることができます。

このテクニックにはポイントがありまして、一枚の付箋紙に書く内容は1つとします。

また1日に貼れる枚数は3枚くらいが限度です


そんな程度のことを、わざわざする必要があるのか?と思われるかもしれませんが、絶対にこれだけは覚えたいということに関しては非常に効果があります。


まとめ

必須リフィルではありませんが、クリアポケットも便利がいいですね。

しばらくの間、愛用していましたが何度も使うと汚れが目立つようになってしまい、結局使うことをやめました。

私も最初はパーフェクトなシステム手帳を目指していましたが、今はどれだけ無駄なく薄く仕上げるかに進化していますね。

そんな中、一番安定して使いこなせるのがシステム手帳A5サイズでした。
A5サイズのメリットについてはこちらも参考にしてください。
システム手帳A5サイズの使いやすさとメリット

最初買った時は一生使うつもりで買うのですが、しばらく経つと浮気心が出てしまい新しいシステム手帳を買ってしまったりします。
中身は統一しているのですが、やっぱりカバーの質感などは大切ですよね。


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