メールの仕事術 上司と上手くいくお礼と謝罪などのマナー

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仕事でメールのやり取りをすると
思いもかけないトラブルになります。

その一つが上司とのやり取りです。

メールへの考え方の違いだけでなく
年齢の差、立場など
さまざまな環境の違いが
すれ違いを起こしやすいメールでは
問題に発展することがあります。

理解のある人であれば、たかがメールで納めて
くれますが、そうでない人はメールのやり取り
だけで、仕事に悪影響を与える場合も・・・

今回は、上司とのメールのやり取りの注意点
をまとめてみたいと思います。

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メールで仕事内容を上司に伝えるとき、考え方の違いを理解しよう。


まず理解しなくてはならないことは
上司になる方がどのくらいの年齢かによって
メールへの理解度が全く違います。

メールが一般的に普及し始めたのは1995年です。
今では昔の話に感じますが、当時Windows95と
いうOSソフトが爆発的にヒットしたことを
皮切りにインターネットが一般化しました。

その頃からPCを使い仕事内容をメールで送る
というやり取りが始まります。

当時の様子を聞くと、それは大変だったそうで
メールで仕事の内容を送ると仕事内容が
外部に漏れるのではないか?とか
メールで仕事をするのはマナー違反だとか
言われることもあったそうです。

今では考えられないことですが
事実、資料や設計図などをより速く届けること
がセールスポイントだったバイク便ですが
すぐに仕事が減るようなことはなかったそう
です。

その理由はメールよりも人同士の仕事が
安心安全だからということだったとのこと。

ですが、それも数年経ちメールが当たり前に
なり、今ではLINEやツイッタ―などの
リアルタイムの情報のやり取りが日常化に
なりました。

一言でいいましょう。

年齢が10歳離れれば、私達が考える常識は
相手には通じないと考えた方がいいです。

これは年齢による考え方の違いもありますが
メールなどの文化はつい最近のことで
それについてこれない人が今も当たり前の
ようにいるということです。

上司とメールのやり取りでおススメのコツが
あります。

それはうまくしようとはせず、最低限の失礼が
ないようにすることに徹することです。

信頼関係ができてきたのであれば、
一歩踏み込んだやり取りもいいでしょう。

ですが、最初のうちは警戒心を緩めずに
ほどほどの関係を維持することに注意する
ことをおすすめします。

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上司に仕事のお礼メールを送る時


日本人は感謝を求めることはしないが
感謝を欲するのが人としての性(さが)です。

最初は小さなことでも感謝のメールを
送るようにしましょう。

ただ、あまりしつこく送ると相手にストレスを
与えるので、最初の1~2通は注意深く・・・
その後は適度に送るようにコントロールします。

仕事のミスの時は謝罪メールを上司に必ず送る。

どのような人でも仕事でミスをされると
不満を抱えます。

ましてやミスをした部下が反省しないという
ことであれば、今後の仕事にも影響します。

そのため、すぐに怒らない人であっても
ミスをした人間が反省しているのかどうかは
しっかりとチェックしています。

ミスをした時、すぐに謝罪メールを送るのは
謝罪目的もありますが、それ以上に反省して
いることと、今後こういうことが内容に注意
することを伝えること。

そして、自分の誠意を示すことです。

よほど問題のある上司でなければ
しっかりとした謝罪と反省を態度に示せば
ネガティブな感情を持つことは少ないでしょう。

メールで仕事の話をする時のマナー

私も仕事でメールを使う時が多いので
感じますが、人・会社によってメールマナーは
さまざまです。

あえて言うなら、以下のことを注意してみては
どうでしょうか。

・件名に名前と要件を入れる。
・メール本文の初めに挨拶を入れる。
・内容は感情を込めないように。
・最後は締めの言葉を入れる。

人によっては顔文字・絵文字を使いますが
上司に送るときはあまりお勧めしません。

まとめ

仕事でメールのやり取りをすることについて
私は何度も失敗してきました。

また別の機会に失敗談も書いてみたいと
思います。

結局は人と人との関係ですので、
そこだけは大切にしたいですね。

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