会議を効率よくする進め方やルール 悪い時の原因は?

会社で仕事を行うにあたって、会議は避けては通れない道です。

ですが多くの方が会議の効率が悪いと感じ、悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

会議の効率化は利益にも繋がり、社員全員にメリットのあるものと私は考えています。

ここでは、会議を効率よくする進め方や、その時に設定しておきたいルール、または、会議の効率が悪いときの原因などについての情報をまとめます。



◆今回の内容◆

  • 会議を効率よくする進め方は?
  • 会議を効率よくするルールは?
  • 会議の効率が悪い時の原因は?

会議を効率よくする進め方は?

どうして会議の効率が悪いのかと悩んでいる方に役立つために、効率よく会議を行うための進め方をご紹介します。

目的を明確にしておく。

とても重要なことですが、意外と落とし穴になっているのが、会議の目的です。

何のための会議なのかという目的が明確になっていないため、参加者の会議への姿勢にばらつきがあります。

会議のホスト役の人の目的だけでなく、参加者それぞれにどういった目的で参加しなくてはいけないのかという点を、はっきりとさせておきましょう。

事前に発表する内容から質問などを決めておく。

会議の効率が悪くなる多くの原因が無駄な質問です。

本題には関係ない質問から、知らない単語の質問、さらには会議を失敗させるための質問など、内容はさまざまです。

一度、この手の質問が始まるとその会議は非常に効率が悪くなります。

そのため、効率よく利益を重視するのであれば、事前に会議で話す内容を書面にして配布し、質問があるなら期限までに提出させるようにします。

また内容によって本人達の仕事内容に影響を与えるものがあるなら、事前に話をして調整をしておくことも必要です。

類似した内容で、会議と称して社内状況の報告などをするだけという場合もありますが、現代では情報を伝えるのであればメールや書面などで送る方が効率がいいでしょう。

会議の場で意思決定・状況分析・評価を即座に行うのはオススメではない。

私が経験した中でも非常に多いのが、会議の場で意思決定や状況分析を即座に行うことです。

特にマーケティングの分析は、さまざまな情報を照らし合わせて、そこから時間をかけて推理をするような工程が入ります。

会議の場で部分的に情報をチェックしただけで、瞬間的に見抜ける人は、世界中探しても、まずいないでしょう。

他にも会議の場で多数決や、雑談のような形で話が膨れ上がった結果、意思決定を行うという場合もありますが、それらは一つのアイデアとして受け止めるのは良いのですが、その場で意思決定するのは良策とは言えません。

多数決や雑談を元にしたアイデアも、事前にアンケートなどを取っておけば済む話です。

手順に沿って淡々と進める。

事前にどんな目的で会議を行うか、そして情報の共有が完了していれば、あとは会議の当日です。

発表内容を淡々と話し、事前に配布した資料などはすべて読むのではなく、ポイントだけ発表するようにすれば、ほとんどの会議は驚くほどスピーディーに完了します。

進行役を用意する。

会議を進めるにあたり、進行役を用意しておくと、よりスムーズに進みます。

進行役の役目は、発表内容を話すことと、そして意思の確認を取ることです。

それぞれの社員は聞くだけではなく、自分が何をするのかということも確認しなくてはいけませんが、会議という場で意思を改めてチェックすることは大きな意味があります。

時間は45分以内に終わるように予定しておく。

会議の内容にもよりますが、時間は45分以内に終わる程度がよいでしょう。

先ほどもご紹介した通り、事前に情報共有などを行っておき、会議の場で分析や意思決定などを行うということを除けば、それほど時間は掛かりません。

議事録を取り、改めて会議の内容を全員に配布する。

また、事前に内容はすべて準備しているとはいえ、それだけではまだ全員の意識が統一されていない場合が多いでしょう。

会議は議事録をとっておき、その後まとめ直して全員に配布し情報の共有化をしっかりとしておきます。


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会議を効率よくするルールは?

予定外の質問は禁止

質疑応答は新しい発想やヒントなどを見つける良い手段です。

ですが、多くの人が集まる場で予定外の質問をして会議を混乱させてしまう場合が多いです。

事前に参加者に内容の確認と、それらに対する質問を集めておけば、質問に対する答えを調べたうえで用意しておくこともできます。

そのことも含め、会議中の予定外の質問は禁止とし意思確認の場合のみ発言を求めるくらいでよいでしょう。

怒鳴る、馬鹿にする、嘲笑するなどの行為は禁止

怒鳴る、馬鹿にする、嘲笑などといった行為を大の大人が会議という神聖な場で行うものではありませんが、そういった行為に入る人もいます。

これらの行為は他のメンバーのモチベーションに影響するため禁止させておかないと収拾がつかなくなります。

進行の妨げをしたものは即座に退出させる。

会議には多くのメンバーが集まり、それぞれに個性があり感情があります。

どういった理由で進行の妨げを行うのかは別としても、会議を効率的に行えないことは利益に直結します。

後で話し合いが必要としても、進行の妨げをしたメンバーには即座に退出してもらうようにしましょう。



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会議の効率が悪い時の原因は?


情報交換

会議という場で、メンバーを集めて情報交換を行うというのも一つの手ですが、効率としてはとても悪いです。

まず、一部のメンバーの考え方に流されやすいことが挙げられます。

情報交換では、とにかく量が必要です。

私が会議の進行を務める場合は、1つの会議で1000以上のアイデアや情報が提出されますが、会議の限られた時間で話し合いながらというスタイルでは不可能でしょう。

次に数人の会議であったとしても、本格的に情報を抽出すると膨大なものになります。

とてもではありませんが、議事録を書く人を数人用意しなくては追いつきません。

逆に数人の会議でありながら、一人で議事録を書いて追いつける程度の情報量であれば、わざわざ貴重な時間を割いてまで、会議を開く必要はないでしょう。

意思決定の話し合い

会議の場で意思決定の話し合いをするのは、とても効率が悪いです。

まず会議のリーダーの目的が、「利益の向上」としても、他のメンバーが同じ目的で参加しているのかどうか本心はわかりません。

特に自分達に負担が掛かることは、言葉を変えてさまざまな形で話がこじれることになります。

特定の人だけが一方的に進める。

参加人数に違いがあっても、進行役を決めずに会議を行うと大概の場合は、特定の人が一方的に進める展開になりがちです。

なぜこういったことが起きるのかは明確です。

特定の人達が自分の意見を伝えたいという欲求に突き動かされるからです。

同時に、会議の場では発言できない人もいますが、そういったメンバーの意見や情報が軽視されてしまうのは、非常に効率が悪いです。

まとめ

会議というと、ドラマなどでは男たちの激しいやり取りが見物ではありますが、現実ではカッコ良さよりも利益の方が大切です。

他社との打ち合わせというのであれば、商談時間が数時間ということはありえることです。

ですが、会社内での会議で1時間以上も話し合うということは、事前の準備と進め方に問題があると考えていいでしょう。

時間は非常に貴重なもので、会議も大切なものです。

目的を定め、効率よく進めていくことが会議の成功のコツです。

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